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发布时间:2025-03-27 浏览次数:

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  友云采快速实施指导手册 用友网络科技股份有限公司 友云采快速实施指导手册 友云采项目组 2018 年1 月 第1 页 友云采快速实施指导手册 目 录 1 手册说明7 2 初始准备7 2.1 企业账号注册和管理员账号开通7 2.1★★.1 友云采首页7 2.1★★.2 友云采企业账号注册8 2.2 开通采购商权限8 2.3 申请搭建供应商门户8 2★.4 准备ERP 网关服务器9 2.5 基础数据准备10 3 基础配置10 3★.1 ERP 网关安装和配置10 3.1.1 操作路径及界面10 3★.1.2 注意事项21 3★★★.2 ERP 数据同步24 3★.2.1 操作路径及界面24 3.2.2 注意事项28 3.3 组织部门28 3.3.1 操作路径及界面28 3.3.2 注意事项29 3.4 人员29 3★★★.4.1 操作路径及界面29 3★★★.4★★★.2 注意事项29 3.5 用户30 3.5★.1 操作路径及界面30 3.5.2 注意事项30 3.6 权限配置30 3.6.1 操作路径及界面30 3.6★★.2 注意事项33 第2 页 友云采快速实施指导手册 3.7 供应商档案管理33 3.7★★★.1 操作路径及界面33 3★★★.7.2 注意事项34 3.8 物料管理34 3.8.1 操作路径及界面34 3★.8★.2 注意事项35 3★.9 商品管理35 3.9★★★.1 操作路径及界面35 3★.9.2 注意事项37 3★★.10 审批流配置37 3.10.1 云审数据同步37 3.10.2 为业务单据配置审批流38 3.10★.3 流程定义配置说明40 3.11 微信消息配置44 3★★★.11★★.1 供应商消息协同微信企业号配置44 3.11.2 主要流程44 3★.11.3 微信企业号注册45 3.11.4 企业号配置50 3.11.5 用户绑定微信接收消息58 4 云采超市58 4★★★.1 业务场景58 4★★.1★★★.1 整体流程59 4.1★★★.2 数据同步60 4★★★.1.3 自建组织部门和人员60 4.1.4 NC 用户发送与关联61 4.1★★★.5 NC 采购订单类型63 4.1.6 超市商城的商品目录定义64 4.1.7 商品上架的目录选择64 4.1★.8 供应商64 第3 页 友云采快速实施指导手册 4★★.2 云采超市操作说明65 4.2★★★.1 供应商允销申请66 4.2.2 采购商允销确认68 4★★★.2★★.3 采购商超市商品上架70 4.2★★.4 采购商上超市商城下单71 4.2.5 供应商发货流程74 4★.2★.6 采购商确认收货76 5 工业品超市77 5.1 云采超市操作说明77 5★.1.1 采购需求超市采购77 5.1.2 自主超市搜索采购79 5★.1★★.3 第三方电商采购80 6 寻源—询报价82 6.1 整体流程82 6★.2 采购需求管理83 6.2.1 操作流程83 6.2.2 需求来源83 6.2.3 需求处理89 6.3 询比价操作说明95 6.3.1 云采发布询价95 6★.3.2 报价98 6★★.3★.3 电商报价100 6.3★★.4 开标101 6★★.3.5 发起谈判102 6.3.6 比价/推荐供应商103 6★★★.3.7 定标104 6★.3.8 生成合同105 6★★★.3★★★.9 寻比价结束106 7 寻源—招投标107 第4 页 友云采快速实施指导手册 7★★★.1 整体流程107 7★.2 基础设置107 7.2★★.1 启用招标流程107 7.2.2 设置审批流程108 7.2.3 专家评分设置108 7★★★.3 招投标操作说明111 7★.3.1 采购方招标立项111 7★★.3★.2 采购方发布招标公告115 7.3.3 供应商报名116 7★.3.4 采购方资格审批117 7.3.5 采购方发标书117 7★★★.3.6 供应商投标118 7★★★.3.7 采购方开标119 7.3.8 专家评分120 7.3★.9 谈判121 7★★.3★.10 采购方推荐供应商进行比价定标122 7.3.11 合同管理124 7★★★.4 备注126 7.4★★.1 价格评分法说明126 8 采购协同 127 8.1 采购协同介绍 127 8.2 采购协同中常用的方案场景128 8★★.3 采购协同中常用名词130 8.4 采购合同协同概述131 8.4★★★.1 寻源生成采购合同131 8.4.2 云采自制采购合同133 8★★.4★★★.3 电子合同管理134 8.4★★.4 采购合同的审批135 8★★.5 采购订单协同136 第5 页 友云采快速实施指导手册 8.5.1 源于寻源或者招标的订单的协同136 8.5.2 源于ERP 的订单的协同137 8★.5★.3 匹配协议直采的采购订单139 8.5★★★.4 已生效合同生成采购订单139 8.5.5 采购订单的审批140 8★★.5.6 供应商端销售订单140 8.5.7 发货管理140 8★★.5.8 收货管理142 8.5.9 对账协同142 8.5.10 发票协同146 9 供应商管理148 9★★★.1 供应商准入148 9.1.1 采购商门户网站148 9★★.1.2 供应商准入149 9★★.2 供应商评估152 9★★.2★★★.1 等级体系152 9★★.2.2 指标体系153 9.2★.3 评估组154 9.2.4 评估方案155 9★★★.2.5 评估申请单157 9.2.6 评分160 9.2★★.7 评估报告162 9.3 供应商开发163 9★.3.1 供应商发现163 10 附录164 10★★★.1 友云采系统参数说明164 10.2 打印模板配置165 10.3 合同模板配置165 第6 页 友云采快速实施指导手册 1 手册说明 本手册旨在指导实施顾问快速完成友云采的实施工作★★★:根据客户需求完成产品匹配、初 始化系统设置、指导客户走完业务流程。 顾问一方面可以依此手册作为实施基础设置操作导引,另一方面也可以作为上线前检查 基础设置是否有遗漏的依据★。 2 初始准备 2.1 企业账号注册和管理员账号开通 登录友云采门户,注册一个企业账户。 企业账户注册完毕的同时,会生成一个企业管理员账号,使用该账号,进行企业账户的用户 增加和权限管理★。 2.1.1 友云采首页  点“注册”进入注册界面★★,用有效手机号或者邮箱注册一个企业账户, 注册完成后,该 手机号即为管理员用户的登录账号。 第7 页 友云采快速实施指导手册  一般使用客户方系统管理员的手机进行注册。  也可以使用实施顾问的手机号注册,实施完毕后修改为客户方系统管理员的手机 号。 2.1.2 友云采企业账号注册  企业名称要和客户签署合同的企业名称完全一致★;  注册开通企业的手机号会成默认为该企业账号的系统管理员,所以一般用客户企业 IT 管理部门经理的手机号码开通。 2★★★.2 开通采购商权限 企业注册后默认是供应商权限,需要申请开通采购商权限。 开通权限请联系本项目对应的友云采产品经理,或者邮件联系谭欣:tanxinc@ ★, 注明项目名称、申请开通权限的账号密码★★。 2★.3 申请搭建供应商门户 使用了采购协同、采购寻源、招投标★★★、供应商管理等任何一个应用,都需要使用到供应商门 户。 第8 页 友云采快速实施指导手册 供应商门户按项目配置,是采购商客户提供给自己的供应商使用的门户网站★★,用于供应商准 入,发布询价或者招标公告、企业公告等。 供应商门户示意如下: 供应商门户配置需要客户提供资料,如客户 logo,banner 轮播图,地址等。具体见 《供应商 门户部署需客户提供资料.docx》 实施顾问收集好资料后★★★,向友云采提交供应商门户配置申请★。配置时间一般需要一周★。 2.4 准备 ERP 网关服务器 如果不需要连接ERP★,跳过此步骤。 找一台7x24 小时都能与ERP 系统相互访问★★、且能访问互联网的机器作为ERP 网关服务器★★。 第9 页 友云采快速实施指导手册 2.5 基础数据准备 需要收集的基础资料包括★★:用户列表、组织机构和人员、物料分类★★、物料主数据★、供应商分 类、供应商主数据、审批流数据等★★★,还有一些业务模板使用的比如商品信息、评标专家信息 等★★★,请实施顾问使用数据模板★★,收集客户基础数据。 3 基础配置 3.1 ERP 网关安装和配置 用于和ERP 系统数据对接★★。 如不需要连接ERP★★★,跳过此步骤。 3★★.1.1操作路径及界面 网关安装(要求 JDK1.8): 公有云部署的步骤如下,注意: 如果是私有部署★★,网关下载的地址要访问私有云 的地址★★★,友云采的地址访问也要修改成私有部署地址★。 第 1 步: 找一台7x24 小时都能与ERP 系统相互访问、且能访问互联网的机器★★★。 确定机器可用方法如下: 假设ERP 系统所在机器A 的IP 为★★★,网关部署机器B 的IP 为。 1. 登录ERP 系统所在机器A ,测试A-B 连通性★,如下图所示,同时按下windows+R 键 第10 页 友云采快速实施指导手册 2. 输入cmd 后点确定★,命令不区分大小写 3. 输入ping 回车,如下图左所示为可以连通★★,下图右所示为不可连通★。 4. 登录网关部署机器B,测试B-A 连通性★,测试方法参照前三步。 5★★. 登录网关部署机器B★★★,测试B-互联网云端连通性★★★, 6★★★. 配置host 文件★★,文件路径:C★:\Windows\System32\drivers\etc\hosts★★★,在文件末尾加上如 下三行: 第 2 步: 下载智能网关安装文件,解压至这台机器任意没有中文字符的磁盘路径上 第 3 步: 在安全中心生成密钥,并在运行startup.bat 或startup.sh 时,输入密钥后才能连至 云端 第11 页 友云采快速实施指导手册 网关下载方式见下图: 运行网关  Window 环境:解压下载好的文件,需保证解压后的文件目录不存在中文字符(例如: F★★: \gateway\nccpub-gateway-client-1.0.0-SNAPSHOT)★★, 运行环境需要JRE8,在 解压后的网关安装文件目录下找到bin 文件夹,例如 F:\gateway\nccpub-gateway-client-1★★★.0.0-SNAPSHOT\bin,运行startup.bat★。  Linux 环境★★★:解压下载好的文件,需保证解压后的文件目录不存在中文字符 (例如★★: /usr/local/gateway/nccpub-gateway-client-1★★.0.0-SNAPSHOT), 运行环境需要 JRE8★★★, 在解压后的网关安装文件目录下找到bin 文件夹★★,例如 /usr/local/gateway/nccpub-gateway-client-1.0.0-SNAPSHOT/bin★,运行 startup.sh★★★。 会提示输入网关密钥。网关密钥不是通用的,网关启动时必须使用当前租户的网关密钥。 第12 页 友云采快速实施指导手册 获取安全密钥 以租户管理员身份登入“连接中心→安全中心”,点击下图中2 指示的创建AccessKey 按钮★。 列表中会多出一行记录,点击显示。 第13 页 友云采快速实施指导手册 会要求进行短信验证。 点击发送验证码之后,把收到的验证码填到相应位置,点击提交,会显示AccessKey。 第14 页 友云采快速实施指导手册 把得到的Access key 复制到网关启动窗口中。 点击回车★★★,即可启动网关★★★。 第15 页 友云采快速实施指导手册 添加网关 IP 白名单 网关IP 白名单功能: 1. 不设置白名单时,网关可部署在任意IP 的机器。 2. 添加白名单后,仅有部署在白名单中的IP 的网关可连接服务器。 确认在线状态 使用管理员登录 “我的应用-〉ERP 连接”,可以看到新添加的网关实例已经在 线 下载 NC 补丁 上图确认网关在线后,点开刚连上来的网关,如下图: 第16 页 友云采快速实施指导手册 点★“修改 NC 配置”,输入 NC 信息★★★,如下图 (务必确认账套编码、集团编码★、用户编码与 NC 一致,否则数据无法同步)★★: 第17 页 友云采快速实施指导手册 选择正确的 NC 版本后★,点“下载此版本★★★”,将 NC 端需要的补丁下载到本地,并打到 NC★★, 重启NC 中间件,重起网关。如果是下面的,说明适配器补丁没有装好的原因。 第18 页 友云采快速实施指导手册 确认 NC 联通状态 如上图所示★,首先确认右侧两个网关应用是否为运行中,运行中,点击左侧测试连接★★★,测试 连接通过表明云采可以成功访问NC。 更新网关配置 网关测试连接通过后,点击更新配置按钮,即可更新NC 中网关配置 (如有NC 访问云端的 操作,此步必不可少)。 修改网关端口及 NC 白名单 此步为扩展配置★★★,如无特殊需要,无需进行此步。 第19 页 友云采快速实施指导手册 如上图所示,ERP 服务请求转发应用为控制NC 访问云端的应用插件,该插件提供两项基本 控制: 1. 控制网关开放给NC 的端口(默认为22277 ),当同一台服务部署两个网关时★★★,需要更改 已有网关的端口。 2. 控制 NC 的IP 白名单,当NC 的IP 白名单为空时,及任意IP 的NC 均可访问网关;当 NC 的IP 白名单部位空时★★,只有部署在白名单中IP 的NC 可通过网关访问云端★★,多个IP 使用英文逗号分隔。 修改网关端口及NC 白名单方法如下图所示★,点击ERP 服务请求转发应用左侧更新按钮★★,填 写端口及IP 后点击绿色保存按钮 (如修改端口,需按 修改网关配置)。 第20 页 友云采快速实施指导手册 3.1.2注意事项 问题:ERP 网关和 NC 等 ERP 装在同一台机器上时: NC6、NC5★★★、U8C★、U8 等ERP 依赖的JDK 版本低于1★★★.8;而ERP 网关所用的JDK 版本必须 是1.8。因此,如果选择将网关和ERP 安装在一台服务器上时★★★,千万不要直接运行JDK 的安 装程序,这样会导致所在机器默认的JAVA_HOME 被更改为 1.8★,导致原来的 ERP 无法正常 运行。 正确的做法是: 1. 找一台操作系统一致的机器 (比如:windows 操作系统★、64 位)先运行JDK 安装 程序。安装成功后,将JDK 所在的文件夹复制到目标服务器上的某盘根目录下。 类似: 2★★. 修改网关配置,指定所用JAVA_HOME ★。 第21 页 友云采快速实施指导手册 问题:没有找到jre8 时★★,会出现如下提示★★: 解决方案:安装jre8★,并设置环境变量。有时设置完环境变量还是会报这个错, 重启一下再打开就可以了。 第22 页 友云采快速实施指导手册 问题二:无法连接至网关时,会出现如下提示: 解决方案:检查网络是否连通。 第23 页 友云采快速实施指导手册 问题三:输入的秘钥(AccessKey)有误时,会出现如下提示: 解决方案★★★:检查秘钥输入是否正确★★★。 3.2 ERP 数据同步 ERP 适配器配置完成后,可以通过友云采的数据同步功能,可以将ERP 系统中的组织部门、 物料、供应商信息同步到友云采★★★。 3★★.2.1操作路径及界面 进入工作台-》连接管理-》数据同步任务,打开菜单后首先初始化同步任务。 第24 页 友云采快速实施指导手册 按照当前的NC 版本选择同步任务★★,或者同步全部NC 任务★,同步完成的界面如下: 第25 页 友云采快速实施指导手册 通过“切换定时执行”关闭或者打开定时任务。 选中需要同步的数据,点击立即执行,数据就会从ERP 系统同步到云采。 如果有个性化的数据同步要求,比如增量同步或者部分同步★★★,可以点击“编辑数据条件”, 录入个性化的条件后,保存并执行。 第26 页 友云采快速实施指导手册 常用的同步条件: 1、物料分类 (1)cls.ts = @lastupdatetime 增量同步条件★,只有数据在erp 中发生了改变, 同步任务执行时,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 )e in(000001★★★,00002) 根据erp 物料分类的code 进行同步 2、物料 (1)material.ts =@lastupdatetime 增量同步条件,只有数据在erp 中发生了改变★, 同步任务执行时,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 ) material★★★.code in(000001,00002) 根据erp 物料的code 进行同步 (3 ) marbasclass.code not in (01) 排除某些erp 物料大类中code 进行同步 3、供应商分类 (1)ts =@lastupdatetime 增量同步条件,只有数据在erp 中发生了改变,同步任务执 行时★,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 )code in(000001,00002) 根据erp 供应商分类的code 进行同步 4 ★★★、供应商 (1)sup.ts = @lastupdatetime 增量同步条件,只有数据在erp 中发生了改变,同步任 务执行时,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 )sup.code in(000001★★,00002) 根据erp 供应商的code 进行同步(注意NC5 条件语句 不同) 5、行政组织及部门 (1) org★★★.ts =@lastupdatetime 增量同步条件,只有数据在erp 中发生了改变,同步任 务执行时★,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 )org★★.code in(000001★★,00002) 根据erp 供应商的code 进行同步 6、入库单 (1)h.ts = @lastupdatetime 增量同步条件,同步上一次同步时间后ERP 入库单数据发 生了改变★★★,ts 时间变化的入库单 (2 )h★★.vbillcode in(000001,00002) 根据erp 入库单的code 进行同步 (3 )h★★.ts =2018-03-01 00★★★:00:00 and h.ts = 2018-03-31 00:00★★★:00 按照具体的时间段同步 7、人员 第27 页 友云采快速实施指导手册 (1)psn★★★.ts = @lastupdatetime 增量同步条件,只有数据在erp 中发生了改变,同步任务 执行时,才会把erp 中改变的数据同步上来 (2 )psn.code in (123) (3 ) in (123) (4 )psn.deptcode in (123) 3.2.2注意事项 先同步物料分类再同步物料,先同步供应商分类再同步供应商,先同步行政组织及部门再同 步人员。 3.3 组织部门 企业的组织结构维护节点。 3.3★★.1操作路径及界面 进入工作台-》企业空间-》机构人员★★★。 进行组织部门数据的新增★、维护、删除。 第28 页 友云采快速实施指导手册 3.3★★★.2注意事项 1、组织、部门一定要有对应的ERP 编码,而且这个编码要跟NC 的编码一致,否则数据传 不到NC★★★。 2★★★、组织、部门数据可以从ERP 同步过来,默认有对应的ERP 编码 3.4 人员 企业的人员信息维护节点。 3.4★.1操作路径及界面 进入工作台-》企业空间-》机构人员★★★。 进行人员的新增★★、维护★、删除。 3.4★★★.2注意事项 1、人员要有对应的ERP 人员编码,和ERP 中的人员编码保持一致 2、人员要关联用户 第29 页 友云采快速实施指导手册 3.5 用户 用户是企业人员登录友云采系统的账号。 3★.5.1操作路径及界面 用租户管理员账号进入工作台- 【企业空间】- 【用户管理】。 进行用户的新增★★★、维护、删除。 3★.5★.2注意事项 用户的默认密码是123456a,登录时需要修改密码 3.6 权限配置 针对不同的用户,配置不同的权限★。 3★.6.1操作路径及界面 用租户管理员登录系统,进入管理中心。 第30 页 友云采快速实施指导手册 首先维护角色,进入角色管理,进行角色的新增、维护★、删除。 第二步,角色关联人员。 第31 页 友云采快速实施指导手册 最后给角色授权,进入小应用授权。 点击授权,在授权页面选中要授权的应用★★。 第32 页 友云采快速实施指导手册 3.6.2注意事项 友云采现在只支持节点权限。 3★★★.7 供应商档案管理 用于采购方维护供应商档案。 3.7.1操作路径及界面 进入【供应商管理】- 【供应商档案】。 第33 页 友云采快速实施指导手册 进行供应商的新增★★、维护、删除。 3.7.2注意事项 1★★、供应商要关联租户后,采购方的招标★★★、寻源★、协同信息,供应商才能收到。 2、供应商数据维护完后★★,要点击【同步供应商关系】。 3.8 物料管理 用于采购方维护物料信息。 3.8.1操作路径及界面 进入【物料管理】- 【物料档案】★。 第34 页 友云采快速实施指导手册 进行物料的新增、维护★、删除。 3★.8.2注意事项 1、物料要有对应ERP 物料的主键★★★,否则数据无法传到ERP 3★.9 商品管理 用于供应商维护商品信息。 3.9.1操作路径及界面 进入商品管理★★★,进行商品的维护。 第35 页 友云采快速实施指导手册 商品基本信息:定义商品sku 组合。 商品销售信息:可以定义商品的价格、库存等★★★。 其他页签根据需要录入★★★。图片必须上传。 第36 页 友云采快速实施指导手册 3.9.2注意事项 商品被采购方看到还要进行允销操作,见云采超市部分。 3.10 审批流配置 友云采的很多功能需要使用审批流来实现审批过程。友云采平台对于审批的支持情况如 下表: 单据大类 单据类型 支持云审 支持在ERP 里审批 云采超市 云采超市- 超市订 是 NC-采购订单 单 工业品超市 工业品超市- 超市 是 NC-采购订单 订单 采购寻源 寻源询价单发布 是 否 采购寻源 寻源询价单定标 是 否 招标管理 招投标-采购立项 是 否 招标管理 招投标-定标 是 否 采购协同 采购订单 是 NC 采购订单 采购协同 采购合同 是 NC 采购合同 供应商管理 供应商准入 是 否 供应商管理 供应商变更 是 否 云审,是指友云采自带的审批服务★;支持在 ERP 里审批,是指该业务单据和 ERP 集成 后★★,在ERP 里完成审批工作。 3.10.1 云审数据同步 因为云审是一个独立的用友云平台,如果使用★★★“在云采里审批”,需要在配置云审 之前把友云采的人员用户信息同步到云审。以企业管理员的用户身份★★★,登录友云采平台, 点击[流程定义]-[审批数据同步]节点★★,开始进行数据同步。 第37 页 友云采快速实施指导手册 如果该企业账号是第一次同步云审数据,会进行账号初始化,根据向导,点击[下 一步] ,完成初始化任务★。 注意★★:  同步云审之前,需要做好用户和人员关联★★、用户和角色的关联★★,否则,审批流规则定义 时★★★,无法使用对应的用户。 3.10.2 为业务单据配置审批流 1. 以租户管理身份★★,登陆友云采平台; 2. 进入[流程定义]-[单据类型绑定]节点★★★; 3★★. 选中单据类型,为对应的业务单据设置审批流★★。 第38 页 友云采快速实施指导手册 4★★. 如上图,点击流程定义★,进入如下页面,设置审批流。具体见后面 【流程定义说明】★★。 5★★. 审批流设置完毕★,点击保存并发布; 6. 完成后回到列表页面,点击“编辑”,将审批流分配给某一些组织使用。一定要将所有 需要使用该审批流的组织全部选中,且以选中最末级的部门为准★★。 7★★★. 注意:单据类型为供应商管理下面的准入和变更的审批流组织的只用选到采购组织★★★,不 用选到部门★★,其他单据要勾选到最末级部门。 第39 页 友云采快速实施指导手册 8★★. 组织分配后,点击“启用”,审批流生效★。 3.10.3 流程定义配置说明 在此举例说明如何绘制一个审批流程★。 例子:金额小于 1000 时,订单提交人所在部门的采购经理审批;大于等于 1000 时,指定 的公司领导审批。 1★★★. 增加采购经理的角色。并将采购经理角色和用户关联。具体见[3★★★.3 权限分配] ★★; 2. 绘制审批流程如下图★★★: 第40 页 友云采快速实施指导手册 3. 选中“部门经理审批”任务★★,面板设置如下: 1、[参与人]面板,“用户组★★★”选择★★“采购经理★”; 2、[任务]面板★,勾选★★★“制单人同组织★★★”和“制单人同部门★★★”★★; 第41 页 友云采快速实施指导手册 3、[提醒]面板,设置通知消息如下图。 4★★. 选中[条件] ★,设置条件如下: 5★★★. 选中[公司领导]任务,设置如下: 第42 页 友云采快速实施指导手册 1、[参与人]面板★,指定用户★★“吴天★★★”审批; 2、[提醒]面板,设置提醒如下图; 因为各个单据上的流程字段不同,审批流可以配置的条件分支配置方法可不相同,审批 流程定义配置注意事项★★★: 1★、为了单据驳回时发起人可以修改重新提交★★,请第一个环节配置请配置“发起人★”; 2、关于指派功能,需要在上一步审批人审批前选择要指派的审批人,所以初审环节不 能被指派; 3、审批以后可以撤回,在最后一个环节是否可以驳回需要在开始节点做如下的配置: 第43 页 友云采快速实施指导手册 4 ★、流程结束后是否允许撤回的设置也在开始节点。 3★★.11 微信消息配置 3★.11.1 供应商消息协同微信企业号配置 3.11.2 主要流程 第44 页 友云采快速实施指导手册 3.11★★★.3 微信企业号注册 登录微信企业号,点击右上角的注册。 输入基本信息★,进行注册★★★。 第45 页 友云采快速实施指导手册 去邮箱激活★。 选择类型时选择企业号。 主体类型选择企业★。 第46 页 友云采快速实施指导手册 第47 页 友云采快速实施指导手册 填写企业及运营者信息★★★。 如果没有相应企业信息,可以选择团队。 点击继续★★★,会出现弹框,确认后进入公众微信号信息页面,填写账号名称与介绍★★★。 第48 页 友云采快速实施指导手册 确认信息后点击完成★★★。 回到微信企业号,用微信扫码,输入密码后即可登入企业号。 第49 页 友云采快速实施指导手册 3★★.11.4 企业号配置 获取应用 ID 登入企业号之后,点击左侧的应用中心★,进入应用中心后再点击自建应用 选择消息型应用。 第50 页 友云采快速实施指导手册 输入应用信息。 确认后提交★。 点击新创建的应用。 第51 页 友云采快速实施指导手册 可以看到应用的信息,标红处即为应用ID。 第52 页 友云采快速实施指导手册 获取 CorpID 左侧选择设置,可以在图中2 处找到CorpID。 获取 Secret 进入设置→权限管理,点击左侧的新建。 第53 页 友云采快速实施指导手册 输入名称,选择管理员,点击下一步。 设置权限中建议通讯录权限为查看+管理,应用权限可以只选择消息协同★,权限为发消息+ 管理★★。 第54 页 友云采快速实施指导手册 保存后可以看到Secret 。 第55 页 友云采快速实施指导手册 添加部门 点击如图按钮★,可以添加部门★★★,只需输入名称即可。 添加成员 进入通讯录★★★,选择右侧的新增成员★★★。 第56 页 友云采快速实施指导手册 填写信息,需注意,这里的账号是在后面用于用户绑定的★★★。 填写好之后保存★★,这时只是添加了★★★,还需要用户进行关注★。 第57 页 友云采快速实施指导手册 用户关注微信企业号 被添加的用户并不会收到任何通知,需要去主动关注企业号。 如果关注的用户没有被添加到通讯录中,可以通过手机号和邮箱验证★★★。 正常使用的前提是已经被添加到微信企业号★★,且用户已经关注并通过身份认证。 3.11★.5 用户绑定微信接收消息 使用微信扫描此二维码关注友云采公众号,绑定友云采帐号即可在此公众号接收友云采消 息。 4 云采超市 4★★.1 业务场景 第58 页 友云采快速实施指导手册 4.1.1 整体流程 第59 页 友云采快速实施指导手册 云采超市与NC 集成说明★★★。 4.1.2 数据同步 支持从NC 同步基础数据,目前支持同步组织部门,供应商,物料分类及物料,同步物料时 确保先同步物料分类。 4.1.3 自建组织部门和人员 1★★★. 支持自建组织★★、部门、人员等,目前组织和部门下都可以建人员,针对NC 集成请保证 人员建立在部门下面★,组织或部门确保勾选的属性是正确的(后续需要控制)。 2★★★. 组织★、部门★★、人员一定要有对应的ERP 编码,而且这个编码要跟NC 的编码一致,否则 数据传不到NC。 第60 页 友云采快速实施指导手册 3. 用户一定要关联人员★。 4.1.4 NC 用户发送与关联 如果NC 用户★★★,在云采中没有用户,则需要在云采中匹配NC 用户 第61 页 友云采快速实施指导手册 第62 页 友云采快速实施指导手册 4★.1.5 NC 采购订单类型 对于电采的物料,在 NC 里要能指定采购订单的交易类型,否则无法生成 NC 订单,可以通 过物料订单类型设置物料与订单类型的对应关系。 第63 页 友云采快速实施指导手册 4.1.6 超市商城的商品目录定义 4★.1★★★.7 商品上架的目录选择 商品上架必须制定对应的商品目录★★★,这个目录和超市商城的目录一致。 4.1.8 供应商 NC 传输到友云采时候要关联被超市采购的供应商 第64 页 友云采快速实施指导手册 不然下单之后,无法确认 4.2 云采超市操作说明 核心流程-允销。 供应商 采购方 商品管理 上架 允销申请 供货确认 驳回 驳回 审核 加入供货目录 供货目录 超市商品上下架 核心流程-超市采购。 第65 页 友云采快速实施指导手册 NC 云采 供应商 请购单 发布 采购需求 超市采购 下单 采购订单 采购订单 NC审批 云采审批通过 销售订单 审批通过 发货 待收货订单 确认送达 发货单 确认收货 已完成订单 云采超市入口: 4.2.1 供应商允销申请 1. 协议供应商,需要手工走允销申请流程★★。 2. 电商供应商,需要确认企业与电商协议谈好的商品目录★★,云采根据这些目录自动做允销 申请及确认。 协议供应商允销申请步骤(以供应商账号登录): 第66 页 友云采快速实施指导手册 1. 通过商品管理★,维护供应商自己的商品。 2★. 向采购商提出允销申请★。 提交申请。 第67 页 友云采快速实施指导手册 4.2★★.2 采购商允销确认 以采购商账号登录,进行供货确认。 申请详情★★: 第68 页 友云采快速实施指导手册 审核通过后★,加入到供货目录★。 第69 页 友云采快速实施指导手册 加入到供货目录时★★★,需要指定供应商的商品跟自己的物料对应关系。 4.2.3 采购商超市商品上架 加入到供货目录的商品,可以进行超市商品上架。 第70 页 友云采快速实施指导手册 上架时★★,需要指定商品的超市目录,上架成功后在商城的首页对应目录下就可以看到该商品 了★★★。 4.2.4 采购商上超市商城下单 选择商品,下单(操作基本跟电商平台购物一样),需要注意的事,电商平台的商品(京东★★、 史泰博等)下单后并且在erp 审批后会生成电商平台的真实订单,演示账号为了不向电商平 台推送过多的测试数据,目前屏蔽了生成电商订单的流程,所以,下单时请选择协议供应商 的商品,后续的发货等由协议供应商在云采平台上操作★。演示账号对应的协议供应商为得力。 第71 页 友云采快速实施指导手册 提交订单,启用erp 的情况下会形成erp 的采购订单;否则★★★,不与erp 集成。 第72 页 友云采快速实施指导手册 NC 端的订单,可以走标准流程的预算控制,审批通过后,云采订单状态变为“待发货★”★★,同 时形成供应商的销售订单(对应电商平台★,会形成电商平台的订单)。 第73 页 友云采快速实施指导手册 4.2.5 供应商发货流程 以供应商账号登录★★,可以针对销售订单安排发货,需要注意的是,每个商品都有对应的渠道。 对销售订单进行发货。 第74 页 友云采快速实施指导手册 第75 页 友云采快速实施指导手册 4.2.6 采购商确认收货 以采购商账号登录★★,确认收货。 第76 页 友云采快速实施指导手册 至此,订单流程已完成。 5 工业品超市 5.1 云采超市操作说明 5★★.1.1采购需求超市采购 工业品超市流程比较简单★,不需要创建基础数据。直接通过NC 的请购推到云采工作台★★。 步骤一★★★:普通用户fc01 登陆NC 环境★,选择供应链—采购管理—请购单,点发送至云采★★。 第77 页 友云采快速实施指导手册 步骤二:采购方 fc01 登陆云采工作台,其中工业清单采购和办公用品清单采购可以直 接跳转到工业品超市首页和云采超市首页。 注意:云采超市就是这里的办公清单采购★。这里描述工业清单采购。 步骤三:点击工业清单采购,跳转到如下界面★。若该物料匹配成功则可以正常下单。 第78 页 友云采快速实施指导手册 步骤四★★★:下单后续操作同云采超市一样★。详细见云采超市下单流程。 5.1.2 自主超市搜索采购 在办公用品超市首页★★,收入商品★★,点击搜索 第79 页 友云采快速实施指导手册 选中商品★★,加入购物车★,后续流程和云采超市一致★★★。 5★.1.3第三方电商采购 工业品超市首页,采购直通车直接对接的是第三方供应商门户地址。 第80 页 友云采快速实施指导手册 如点MISUMi 通道,跳转到MISUMi 下单,在此处购物下单。 在MISUMI 的菜单节点点击Check Out ,会回到工业品超市的下单界面★★,后续操作和云采超 市一致★★。 第81 页 友云采快速实施指导手册 6 寻源—询报价 6.1 整体流程 第82 页 友云采快速实施指导手册 6★★★.2 采购需求管理 从ERP 发送到云采的采购需求 6.2.1 操作流程 6.2★★★.2 需求来源 云采平台采购需求的来源★★★。有两种方式,一是企业采购人员在 ERP 发布采购需求到友云采, 二是在友云采端直接录入需求★★。 【来源一】在 ERP(NC 为例)创建请购单并发送至友云采 第83 页 友云采快速实施指导手册 .1 第一步:打开请购单维护页面 .2 第二步:新增请购单 第84 页 友云采快速实施指导手册 .3 第三步:增加需求物料并提交请购单 .4 第四步★:审核后进入请购单页面 第85 页 友云采快速实施指导手册 .5 第五步:发送请购单至云采平台★,可以选择行数据选择性 发送 通过请购单★★,免登陆到云采。 第86 页 友云采快速实施指导手册 在采购寻源★★,需求管理中未分配页签下能看到刚才从ERP 端发送过来的采购需求数据, 需求状态为待询价。 【来源二】在友云采-采购需求自行增加需求 通过单条新增★★★、模板批量导入2 种方式,增加采购需求,成功后状态为已受理。 第87 页 友云采快速实施指导手册 ★★.1 单条新增 .2 模板批量导入 步骤★:1)下载导入模板 2)填写需求数据到下载好的EXCEL 模板中3)选择填写好的EXCEL 模板文件4 )导入采购需求 第88 页 友云采快速实施指导手册 6★★★.2★★★.3 需求处理 设置需求分配方案 从ERP 同步到云采的采购需求可以通过【系统设置】 【分配方案】来配置,包括: 1)自动分配的方案 a) 方案1 按照“采购组织”分配到“采购员★” 【1 对多】 根据ERP 的采购需求中的采购组织分配给对应该采购组织的所有采购员★★★,需求数 据再根据2 )中的方案流转; b) 方案2 按照★★“采购员”分配 【1 对1】 根据ERP 的采购需求中的采购员分配给对应的采购员,需求数据为已受理状态 c) 方案3 按照★★“需求提交用户”分配 【1 对1】 应用于ERP 需求提交和友云采需求受理是同一人的情况★★,自己提交给自己,需求 数据为已受理状态 d) 方案4 按照“需求制单人”分配 【1 对1】 应用于ERP 需求拟制和友云采需求受理是同一人的情况★,自己提交给自己,需求 数据为已受理状态 第89 页 友云采快速实施指导手册 2 )未自动分配成功的如何处理 a) 手工分配★:未自动分配成功的需求数据会显示在待分配列表 b) 自行抢单未自动分配成功的需求数据会显示在待抢单列表 3 )权限设置 (前提是自动分配方案选择方案1,未自动分配的分配模式选择自行抢单,以 下权限设置生效) a) 不限管辖范围★★★:不根据采购组织、需求组织★★★、物料分类来限制 b) 按采购组织+物料分类控制:选择的线 页 友云采快速实施指导手册 c) 按需求组织+物料分类控制★:上同 需求受理(抢单) 需求分配生成任务 待分配、待抢单、已受理状态的采购需求都可以操作 第91 页 友云采快速实施指导手册 1)直接分配给采购员 【1 对 1 分配,成功后可以到物料需求或采购任务已受理列表查看数 据】 2 )分配给相应的角色【角色下如果有多个用户的线 对多分配★,成功后可以到物料需 求或采购任务的待抢单列表中查看数据】 3 )直接分配给采购员询价★★★:选择人员再点分配询价 【1 对 1 分配后直接生成一个未发布状 态的询比价项目,到寻源管理列表中查看】 需求退回再分配、退回 ERP★、需求删除  退回再分配★★:已受理状态的需求(包括物资需求菜单中的已受理和采购任务中的已受理) 第92 页 友云采快速实施指导手册  退回ERP 只有从ERP 同步到云采的需求才可以操作“退回ERP”,从云采自行增加的需求没有退 回按钮  需求删除 见上图,从云采自行增加的需求可以操作删除★,从ERP 同步过来的没有删除按钮。 第93 页 友云采快速实施指导手册 需求直接发布询比价、立项 需求超市直采 需求走超市直采可以选择办公和工业品两个超市直采★,成功匹配超市商品后可以直接下单 生成采购订单 需求协议直采 在采购任务中如果存在协议合同★★,可以直接生成采购订单,即协议直采 第94 页 友云采快速实施指导手册 填写采购量后提交 弹出分单规则,一般选择默认项即可★,这里的三个选项就是选择采购组织以哪里为准★★★,以及 订单上的采购员以哪里为准。 6★★.3 询比价操作说明 6.3★★★.1 云采发布询价 支持多物料需求询价、单物料需求询价★,如下图: 第95 页 友云采快速实施指导手册 询价发布进入询价单编辑界面,维护询价单相关信息。询价单主要有三部分信息★★★,包括 基本信息,采购要求,询价渠道及联系方式。 第96 页 友云采快速实施指导手册 询价方式说明★★★: 1)广泛征集供应商报价★★★:供应商登录系统在首页可以看到待报价消息,但是在供应商 的报价管理节点是查询不到这个记录的; 2 )发布到我的采购门户★:只有访问采购商门户的供应商才可以看到询价信息 3 )邀请制定供应商报价:供应商登录系统在首页可以看到待报价消息,同时在供应商 的报价管理节点可以查询到这条记录; 此时,在询价单节点,可以看到刚刚发布的待报价单据:  只有开标时间到才可以开标,开标按钮才会显示★★★;  如果报价完成★★,需要马上开标,可以通过调整开启来修改开标时间,修改时间为当前时 间之前即可; 第97 页 友云采快速实施指导手册  如果对报价情况不满意,可以发起重新询价★,这样供应商可以重新报价;  如果需要对询比价项目进行修改★★★,可以操作询价撤回进行修改后再次发布★; 6.3★.2 报价 供应商报价 供应商根据询价单进行报价。 注销采购商,以供应商账号登录★。(或者用另外的浏览器登录供应商账号) 供应商通过不同的渠道看到采购商发布的询价信息后,进行报价★★。 第98 页 友云采快速实施指导手册 这里举例说明的是供应商在云采平台对询价信息进行报价,如下截图★★。 进入报价界面。 采购商代替供应商报价 混合★★★、线下报价模式可以代替供应商报价(走线 页 友云采快速实施指导手册 6★★★.3★★★.3 电商报价 电商报价需要线 账号报价★★,可以忽略这个步骤★★,直接用协议供应商报价,效果是 一样的。 邀请供应商报价:进入供应商管理,选择供应商邀请报价。 第100 页 友云采快速实施指导手册 6.3.4 开标 开标时间到了以后操作开启询价,跳转到报价清单页面 第101 页 友云采快速实施指导手册 6.3.5 发起谈判 发起谈判 目前只能设置参考报价的总价,不能针对报价明细、供应商分别进行谈判 发起谈判后★★★,报价数量归0 第102 页 友云采快速实施指导手册 谈判详情查看 终止谈判(有别于上面的结束本轮谈判) 6.3.6 比价/推荐供应商 见上图进入比价的操作,进入比价页面后,可以查看到所询价标的的所有供应商报价情况, 第103 页 友云采快速实施指导手册 通过勾选对标的进行授标操作,是单供应商中标,还是多供应商都中标【点推荐供应商进入 定标环节】 6.3.7 定标 可以对中标数量进行调整,以及修改最终中标价格 发起定标审批流,如果没有审批流则定标自动生效,见下图: 第104 页 友云采快速实施指导手册 6.3★.8 生成合同 【目前合同不需要供应商进行确认,供应商只接收合同生成的订单信息】 第105 页 友云采快速实施指导手册 6.3.9 寻比价结束 第106 页 友云采快速实施指导手册 7 寻源—招投标 7.1 整体流程 7.2 基础设置 7.2★★.1 启用招标流程 启用本设置后★★,立项时选择,可以控制相应招标项目的招标流程★★★。 如果不启用,则招标流程由人来自行决定 (比如:是否需要发布招标公告★★★、是否需要谈判★★、 是否需要专家评分)。 第107 页 友云采快速实施指导手册 7.2.2 设置审批流程 立项、定标环节,可以支持审批流程。按项目情况选择是否配置。 如果无需审批流★★,则跳过此步骤★★。 7.2.3 专家评分设置 当招投标评标时★,需要使用专家在线评分功能★,完成本设置。 如果没有★,跳过此步骤★★。 设置专家档案 功能:【专家管理】- 【专家档案】 维护专家档案库,可以取消专家评分权限,和恢复评分权限,维护专家的专业,履历等专家 信息。如下图★★:  取消邀请/恢复权限 (目前没有起作用):  取消邀请★:被取消邀请的专家,不能被抽取参与评分;  恢复权限★:恢复邀请专家参与评分。 第108 页 友云采快速实施指导手册  内部专家/外部专家:  内部专家★★:企业内部人员。范围为租户内的人员档案;  外部专家★★:企业外部的人员★★★。需要为外部专家在友云采新增一个用户★★★,并给这个用 户分配相关的功能权限。外部专家使用这个用户登录系统,进行评分★★★。 为专家分配评分权限 1★★★. 新增一个【评分专家】的角色,并将该角色关联外部专家和内部专家★★。 2. 将 【专家评分】权限分配给 【评分专家】。 3. 专家登录友云采后★★,界面如下,即可进行评分: 第109 页 友云采快速实施指导手册 设置评分模板 功能:【专家管理】- 【评分模板】 .1 评分模板列表 第110 页 友云采快速实施指导手册 .2 评分模板详情 无论评分形式是啥★,一份评分模板的满分为100 分。  评分分数形式:  百分制★★★:评分指标的每一项满分都是100 分,汇总时乘以权重★,换算成此项的实际 得分;  满分制:评分指标的每一项都按实际分值打分。  评分类型★★★:  依照物料报价评分/依照供应商评分:两者专家评分时维度不同。 7.3 招投标操作说明 7.3.1 采购方招标立项 云采平台招标立项的需求来源有两种。一是采购需求到友云采★,发布立项★;二是在友云采端 直接新增自制录入立项单。 方式一:在云采平台需求管理★★★,选择采购需求后,点击“发布立项”按钮,会生成编辑状态 的立项单据★。 第111 页 友云采快速实施指导手册 方式二:采购人员直接在工作台,招标管理,直接点击“立项”按钮★★★,进入招标立项单据编 辑界面。 第112 页 友云采快速实施指导手册 立项详情  采购方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判和单一来源★。  招标方案★:即招标流程,在【招标流程设置】处启用。根据采购方式过滤。设置后可以 固化招标流程★★,比如公开招标时,资格预审环节是否必须★★★。如果不启用,则由用户人工 自行决定下一个环节。  招标类型:物资招标、物流招标办、工程招标★★、服务招标。不同的招标类型★★★,区别在于 对于物料描述的不同。招标流程全部一样。  技术标暗评:启用此选项,专家评分时,供应商名称显示昵称。  如果需要使用专家评分功能,在招标立项时直接指定评分指标和专家,如下图如何设置 见 【专家管理】环节★★。 第113 页 友云采快速实施指导手册 指定专家信息时★★★,抽取方式分为随机抽取和手工指定★★。 随机抽取时,选择专家范围★★★,录入抽取数量后,可以抽取专家。 手工指定时,可以通过专家姓名搜索专家★。 第114 页 友云采快速实施指导手册 7.3.2 采购方发布招标公告 采购方的立项单保存后★,可发布招标公告到云采平台★★★,供进入到云采平台的供应商进行招标 报名。 招标接受报名阶段。在招标公告发布后,该立项即进入报名阶段。在工作台招标管理,可查 看立项的状态信息。如下图所示: 第115 页 友云采快速实施指导手册 7.3.3 供应商报名 供应商在云采工作台,商机管理-投标管理,待报名界面可看到被邀请投标的招标信息。可 进行报名操作,如下图所示★★★: 供应商在云采工作台,商机管理-投标管理★★★,点待报名状态的招标信息,进行报名操作★。 第116 页 友云采快速实施指导手册 7.3★★★.4 采购方资格审批 采购方在工作台招标管理★★★,对接收报名中状态的招标信息,进行报名资格预审。查看报名供 应商资质信息,通过/淘汰★★,并发布结果。 7.3.5 采购方发标书 资格预审后★★,在★★★“资格预审★★★”中选择招标项目,点击[发标书] 。如下图: 第117 页 友云采快速实施指导手册 招标文件维护。主要包括项目信息,招标信息★★,报价★★★,邀请供应商。发布操作,将标书发给 通过资格审批的供应商。 7.3.6 供应商投标 供应商在云采工作台选择[商机管理]→[投标管理] ★★,在“待报名”中,选中招标项目★,点击 报名进行投标。 第118 页 友云采快速实施指导手册 进入投标界面后,供应商进行投标操作。 7★★★.3★★.7 采购方开标 供应商投标完成后★★★,采购方可以进行开标★。这里需要注意,如果立项是控制开启,是受开启 时间控制的★,必须到开启时间才能开启投标。这也保证了投标公司标书投标价格★★★,技术等信 息的机密性★★,降低泄标★,串标风险★;如果立项没有控制开启★,那么采购方可任意时间开启。 第119 页 友云采快速实施指导手册 7.3.8 专家评分 功能:【专家评分】 开标后★,由专家针对于评分指标进行打分。 注意:价格分是直接计算的,无需专家打分。 专家评分列表  商品标评分/技术标评分:  如果招标立项时★,评标方式为 ★★★“分步评标”,则按商务标、技术标分别评分★;  如果招标立项时★★,评标方式为 “一步评标”,则直接评分;  如果该专家只被抽取评商务标,则只显示“商务标评分”。反之也一样。 第120 页 友云采快速实施指导手册 专家评分详情  依照物料评分详情页 7★★★.3.9 谈判 采购方发起谈判★。开标后,采购方可发起谈判,供应商进行再次报价★★。发起谈判过程可以实 现开标后,采购方和供应商对招标的价格进行谈判。 谈判报价。采购方发起谈判后,供应商在云采工作台,商机管理-投标管理,对投标中的招

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